Recibo vale como nota fiscal para Imposto de Renda

16/06/2021

Brasil

Jornal Contábil

A documentação fiscal e contábil é vasta – e a mesma empresa pode emitir notas fiscais para os clientes enquanto emite o RPA (Recibo de Pagamento Autônomo) para um serviço que contratou.

Que confusão, não é mesmo? A gente explica tudo e deixa claro para você. Há diferenças importantes entre recibo e nota fiscal e ambos têm sua importância em momentos diferentes das transações do negócio. 

Fique atento às regras específicas para o seu tipo de empresa: há diferenças para quem é prestador de serviços e para quem tem empresa de comércio.

Pense que os órgãos fiscalizadores precisam manter relação com sua empresa, tanto para apurar os impostos quanto para controles econômicos amplos – sim, você faz parte dos dados. Vamos lá?!

Qual a diferença de recibo e nota fiscal? 

A diferença entre recibo e nota fiscal é que o primeiro dá quitação de dívida, atestando o pagamento de serviço ou produto; já a nota fiscal comprova também o direito de posse do bem comercializado – e por isso mesmo é a única que vale para transportes. 

Quando a empresa emite uma nota fiscal, ela está transferindo a propriedade do produto adquirido para o comprador.

Dessa forma, não existe a possibilidade de se entregar um recibo para formalizar uma venda de produto: faltaria ao comprador um documento comprovando não somente o pagamento, mas lhe permitindo a posse.

Quando alguém viaja ao exterior, por exemplo, e precisa demonstrar que está saindo do país com um equipamento legalizado, é exigida a nota fiscal de compra.

É possível que você já tenha se deparado com regras sobre esse assunto quando foi enviar algum tipo de item para outra pessoa distante: os serviços de transporte normalmente exigem uma nota fiscal para você fazer a remessa.

As empresas legalmente registradas passam a emitir notas fiscais, podendo ser de produtos ou serviços (sim, há mais de um tipo de nota fiscal disponível).

Como já vimos, no caso de produtos o documento registra a posse do item adquirido, servindo também como registro contábil – o que origina o recolhimento dos impostos. No caso dos serviços, a nota fiscal registra a transação financeira e contábil. 

Quem trabalha com vendas de grande volume precisará de um software ou equipamento que permita emitir rapidamente o documento, mas quem trabalha com serviços e não tem necessidade de emissão tão ágil pode utilizar serviços disponibilizados online com facilidade.

Muitas prefeituras oferecem, de forma pública, o emissor de nota fiscal para serviços. Informe-se sobre como emitir nota fiscal, conforme o tipo de documento necessário. 

O recibo, por outro lado, é um atestado de pagamento, registrando que a transação financeira referente a um serviço ou produto ocorreu corretamente – podendo ser utilizado para comprovar que a dívida foi quitada, por exemplo.

Ele também tem valor para apuração de impostos e tributos, para os tipos de transações nas quais a legislação permite que este documento seja utilizado. 

O documento chamado de “recibo” é um comprovante, por escrito, de que houve a quitação de uma dívida ou parte dela.

Normalmente este tipo de informação vem assinada por quem recebeu o valor, de forma a validar que a transação foi aceita justamente por quem tinha direito ao pagamento.

Profissionais liberais, por exemplo, podem dar recibos dos valores pagos pelos seus clientes como forma válida de acerto.

Esses documentos, quando utilizados para finalidade contábil, devem ser mantidos pelo profissional para declaração correta junto à Receita Federal. 

Também existe o famoso RPA – Recibo de Pagamento Autônomo.

Neste caso, a empresa que contrata um serviço esporádico de um profissional que não possui CNPJ, pode emitir o RPA para formalizar que houve o pagamento correto e quem executou o serviço assina o documento para mostrar que está de acordo. 

É muito comum que se utilize RPA para quando se contrata um profissional das áreas de manutenção, por exemplo: um eletricista, um encanador, alguém que fará uma pequena obra na empresa.

Todos os tipos de autônomos podem ser pagos por RPA, mas muitos estão emitindo notas fiscais por estarem formalizados como MEI. Nesse caso, valem ambos os documentos.

O comprovante de pagamento é um documento gerado pelo fornecedor, dado ao cliente para certificar o recebimento do valor referente à transação realizada durante a compra de um produto ou contratação de um serviço.

Para que o comprovante tenha o seu devido valor, algumas informações são imprescindíveis. Por isso, é importante que nele esteja discriminado: 

• Qual foi a data da transação;
• Qual foi o valor pago; 
• Qual foi a forma de pagamento; 
• O nome do fornecedor;
• Uma breve descrição da aquisição. 

Como o próprio nome já diz, é o documento utilizado para comprovar determinado pagamento e, assim como qualquer outro documento, é importante que seja guardado.

Isso porque caso haja algum tipo de contestação relacionada ao valor pago, o comprovante atestará que a remuneração ocorreu.

Além disso, caso você precise solicitar um reembolso ou até mesmo realizar a troca do produto ou mercadoria, mais uma vez o comprovante de pagamento será solicitado.

Vamos imaginar que você possui uma empresa e utiliza um escritório físico que possui contas fixas a pagar, como aluguel, água, luz, internet, entre outras.

É importante que você possua documentado o pagamento de todas essas dívidas caso o locatário ou alguma das companhias de fornecimento alegue que há mensalidades em aberto. 

É muito comum que papéis sejam perdidos, então uma dica para que você não perca os seus comprovantes de pagamento é: digitalize os documentos e deixe-os salvos na nuvem até que finalizado o prazo possível para contestação na justiça. 

Mesmo assim, se devido a uma eventualidade você perder um comprovante importante, poderá tentar recuperá-lo solicitando uma segunda via ao fornecedor. 

Fica claro que o recibo não pode substituir a nota fiscal quando se trata de comércio de bens: é necessária a emissão da nota para dar posse do produto. O que tem valor similar à nota fiscal, para casos de varejo, é o cupom fiscal.

Este instrumento é similar à nota fiscal, embora não identifique o cliente – e portanto tenha menor valor para os casos de transportes.

E é justamente por isso que as empresas de comércio eletrônico emitem nota fiscal para envio da mercadoria para você. 

Você pode reparar que grandes lojas de varejo entregam cupom fiscal quando você realiza a compra na loja física, mas quando você utiliza a mesma empresa para compras online, recebe uma nota fiscal por email.

Essa mesma NF vem impressa junto com o seu produto na entrega – é a posse, e precisa viajar com a mercadoria. 

Embora não exista legislação que define o prazo para emissão da nota fiscal, as notas fiscais que acompanham os produtos são emitidas assim que realizada a venda. 

Ainda sobre substitutos para a nota fiscal, nos casos de nota fiscal eletrônica para serviços, quando o sistema está fora do ar, é possível emitir um Recibo Provisório de Serviços (RPS), e dentro de um prazo estabelecido por lei, substituí-lo por uma NF-e.

É uma previsão legal para situações da vida real. Mas tenha cuidado: não são todas as prefeituras que permitem o uso desse instrumento ainda. Conheça as regras do seu município. 

O que vale como nota fiscal?

Conforme comentamos, o valor da nota fiscal para dar posse ao comprador pode ser equiparado ao valor do cupom fiscal de uma loja. O cupom fiscal é aquele comprovante que toda grande loja entrega ao comprador assim que é feita a compra.

A diferença é que nesse documento, mais simples, o comprador não é identificado. 

As transações comprovados pelo cupom fiscal tem limite de valor, conforme regras de cada localidade.

Além disso, o instrumento precisa de equipamento específico para comunicação com os órgãos recolhedores – o que gera um custo envolvido e acaba não sendo opção vantajosa para empresas menores. 

No quesito recolhimento de impostos, tanto nota fiscal, cupom fiscal quanto recibo podem fazer parte da sua contabilidade.

É aceito para arrecadação a comprovação das vendas de produtos e serviços por qualquer um desses instrumentos.

Por: Guilherme Soares, engenheiro formado pela Universidade de São Paulo com mestrado em administração de empresas pela London Business School. Guilherme atuou como consultor de estratégia de negócios na Bain & Company e liderou áreas de estratégia comercial e produtos na Latam Airlines Cargo e Cielo. Iniciou na Contabilizei em 2018.

Quando o assunto é reembolso de viagens corporativas, existem muitas dúvidas que ainda permeiam tanto os viajantes, quanto os responsáveis do setor financeiro envolvidos neste processo. E uma das dúvidas mais frequentes é em relação aos documentos válidos para comprovação de gastos: Afinal, recibo vale como comprovante de pagamento?

Vamos esclarecer essa e outras dúvidas sobre comprovante de pagamento para reembolso:

• O que é comprovante de pagamento?
• Quais documentos servem como comprovante de pagamento para reembolso?
• O que faço quando perdi o comprovante?
• O que posso fazer para não perdê-lo?

Acompanhe!

O que é comprovante de pagamento e comprovante de pagamento para reembolso?

Antes de mais nada, precisamos entender o que é comprovante de pagamento, e qual a diferença do comprovante de pagamento para reembolso.

O comprovante de pagamento é um documento que comprova que um pagamento foi realizado na compra de um produto ou serviço prestado.

Portanto, o comprovante de pagamento para reembolso é o documento que o colaborador usa, ao solicitar reembolso, para comprovar que pagou com verba própria por um produto ou serviço relacionado ao trabalho.

É muito comum em viagens corporativas e reuniões que o funcionário arque com despesas como alimentação, hospedagem, km rodado, uber e outras diretamente relacionadas ao trabalho e, posteriormente, solicite o reembolso à empresa. 

Como vimos, para esse tipo de despesa, o reembolso, perante a lei, costuma ser obrigatório.

Para a empresa, o comprovante de pagamento é importante para legitimar o reembolso aos colaboradores, uma vez que o documento já detalha o que foi gasto, evitando fraudes no reembolso de despesas. 

Dependendo do regime de tributação, o comprovante de reembolso é obrigatório.

Mas afinal, recibo vale como comprovante de pagamento? Ou só nota fiscal? E fatura de cartão? Vamos aprofundar a seguir!

Recibo vale como comprovante de pagamento? O que diz a lei

Diversos são os documentos que podem comprovar pagamento. Nesse sentido, o recibo vale como comprovante de pagamento em grande parte das situações.

Conforme a Lei 8.846/94 (Art. 1º), para efeito da legislação do imposto sobre renda, deve ser efetuada a emissão de nota fiscal, recibo ou qualquer documento equivalente, relativo à venda de produtos, prestação de serviços ou operações de alienação de bens móveis. 

Assim, não se estabelece em lei uma lista de documentos específicos que valem como comprovante de pagamento, tampouco comprovante para reembolso. 

No entanto, existem dados básicos que devem conter em um comprovante de pagamento para que, de fato, se comprove uma operação. São eles: 

• Data da transação; 
• Valor; 
• Forma de pagamento;
• Nome do fornecedor;
• Descrição do que foi adquirido. 

Para fins tributários, a empresa deve levar em consideração o seu regime. 

Somente empresas de Lucro Real podem deduzir despesas como viagens, transportes e alimentação em seu imposto de renda. 

Por isso, para esse tipo de empresa, há necessidade de armazenar comprovantes fiscais, uma vez que pode haver auditoria do fisco para verificar fraudes. 

Nesse caso, o recibo não vale como comprovante de pagamento. 

Esse armazenamento de comprovantes de reembolso pode ser feito de maneira física ou digital, usando aplicativos como o VExpenses.

Para os demais regimes (Simples Nacional ou Lucro Presumido) não há obrigatoriedade de apresentar comprovante de pagamento de despesas de reembolso ao fisco. 

Assim, fica a critério da empresa definir na sua política de reembolsos quais tipos de comprovantes de pagamento entre os seus formulários e recibos de negócios são válidos ou não. 

Veja também:  5 bons motivos para investir em mobilidade na sua empresa

Mesmo que não haja obrigatoriedade em lei, definir os comprovantes de pagamento válidos para reembolso é essencial para:

Se você é funcionário e deseja saber se recibo vale como comprovante de pagamento para reembolso, ou quais são os documentos válidos, consulte a política de reembolso de sua empresa. 

Se sua empresa não possui uma política de reembolso, veja a seguir quais documentos podem te ajudar a solicitar reembolso. 

Então, o que serve como comprovante de pagamento para reembolso?

Como já falamos anteriormente, em geral, os documentos aceitos para comprovar despesas no processo de reembolso devem conter obrigatoriamente as informações de data, valor do produto/serviço, a forma de pagamento, o nome do fornecedor e a descrição do que foi adquirido.

Veja abaixo alguns exemplos de documentos que obedecem a essas exigências e são considerados válidos para comprovação de gastos para reembolso corporativo: 

1.   Cupom Fiscal e Nota Fiscal

Cupom e nota fiscal são documentos equivalentes. 

Uma das principais diferenças entre eles é que o cupom fiscal é emitido por impressora fiscal especial (ECF) ou quando é eletrônico (CF-e-SAT), por um sistema (SAT) diferente dos de notas fiscais. 

Além disso, a nota fiscal é um comprovante que possui informações mais detalhadas do consumidor e do vendedor/prestador de serviços, conforme exigências legais. 

Assim, como o cupom fiscal, a nota fiscal também pode ser física ou eletrônica (NF-e). 

Além disso, a nota fiscal digitalizada possui o mesmo valor que a física ou eletrônica. 

O cupom fiscal é muito utilizado em estabelecimentos como restaurantes e são impressos em papéis muito sensíveis. 

Embora tenham validade como comprovante para reembolso, os dados essenciais se apagam facilmente e é muito fácil perdê-los. 

Por isso, é essencial digitalizar cupom fiscal para solicitar reembolso e evitar perdas financeiras. Você pode fazer isso facilmente através de aplicativos como o VExpenses. 

ATENÇÃO: Para que o cupom ou nota fiscal sejam válidos para solicitar reembolso, você não deve inserir o seu CPF no comprovante. 

2.   Então o recibo vale como comprovante de pagamento?

Sim, recibo vale como comprovante de pagamento e pode ser usado no reembolso de despesas. 

No entanto, ele deve ser emitido em duas vias (uma para o consumidor e outra para o vendedor/prestador de serviços, comprovando pagamento e recebimento). 

Além disso, deve conter as mesmas informações obrigatórias que os outros documentos de comprovação: 

• Quem fez a compra; 
• Quem realizou o serviço;
• Descrição detalhada do que foi feito; 
• Data da transação;
• Valor cobrado

A diferença entre recibo e os comprovantes fiscais (nota e cupom) é que o recibo não serve como meio de arrecadação de impostos, não sendo considerado um documento de faturação. 

Além disso, possui menos detalhes que a nota fiscal, por exemplo. 

Normalmente, é mais utilizado por profissionais liberais e prestadores de serviços.

Um exemplo comum de recibo que vale como comprovante de pagamento para solicitar reembolso são recibos de Uber e outros serviços semelhantes. 

3.   Outros documentos 

Os 3 documentos citados acima são os mais comumente aceitos como comprovante de reembolso. 

No entanto, na ausência de algum deles e conforme a política de reembolso da empresa, outros documentos podem ser aceitos, como fatura do cartão de crédito e extratos de checkout de hotel.

Veja também:  Despesas corporativas: como o mercado lida com esses gastos?

Não é uma prática ideal, já que na fatura de cartão de crédito, as despesas não são discriminadas por itens. 

Em caso de dúvidas, sempre peça comprovantes fiscais ou recibos de pagamento. 

Além disso, mantenha-se atualizado sobre a política de reembolso de despesas da sua empresa. 

4.   E comprovante para reembolso de km rodado?

O reembolso de km rodado em deslocamento corporativo é um pouco mais complexo porque não deve considerar apenas o combustível consumido. 

Por isso, não basta apenas os comprovantes de pagamento do posto de combustível. 

Nesse caso, a empresa também deve determinar em sua política de reembolsos, formulários e recibos de negócios que serão necessários para comprovar os gastos com km rodado na hora da prestação de contas. 

Uma das possibilidades é utilizar uma planilha de reembolso de km. 

Porém, a melhor maneira de comprovar reembolso de km rodado, ainda é usando aplicativos como o VExpenses. 

Isso porque o VExpenses possui apontamento de km por GPS, indicando os quilômetros rodados a trabalho. Assim, garante a precisão no cálculo da distância e do combustível gastos para fins de reembolso – que ocorre de maneira automatizada dentro do app.

Perdi o comprovante, e agora?

Se você não possui o comprovante de pagamento, empresas de regime de Lucro Real ficam impossibilitadas de realizar o reembolso, devido a exigências legais. 

Já empresas no regime de Simples Nacional ou Lucro presumido, não são exigidas, por lei, comprovante para que a realização de reembolsos aconteça. 

Portanto, a resolução do caso fica à critério da própria empresa, que pode ou não realizar esse pagamento, conforme sua política de reembolsos. 

Mas, se você perdeu o comprovante, o primeiro passo é buscar um meio de recuperá-lo, através da obtenção da segunda via junto ao estabelecimento.

Saiba mais sobre como é possível recuperar uma nota fiscal em nosso artigo Perdi a nota fiscal: como comprovar despesas para reembolso?

No entanto, o ideal tanto para a empresa, quanto para o funcionário, é garantir que não haja a perda de comprovantes de reembolso. E isso é mais fácil do que você imagina!

Bônus: dica para nunca mais perder comprovantes 

Desde de 2016, os fiscais da Receita Federal podem descartar documentos físicos que possuam sua versão eletrônica. 

Portanto, os documentos físicos e eletrônicos têm a mesma validade para comprovação de despesas. 

Como comprovantes de pagamento físicos são muito fáceis de perder, o ideal é optar pela digitalização dos comprovantes e armazenamento eletrônico. 

Mesmo que você seja cuidadoso com seus comprovantes, os dados podem ser facilmente apagados com o tempo. 

O VExpenses é um app de gestão de reembolso e despesas corporativas, que reduz os gastos com prestação de contas em até 88% e economiza tempo dos funcionários. 

O app faz a leitura automática de recibos com a câmera do celular. Reconhece os dados do comprovante e preenche uma despesa automaticamente, através do uso de tecnologia OCR. 

Basta escanear o comprovante e solicitar, em alguns cliques, o reembolso da despesa. 

Para a empresa, ele verifica automaticamente se as políticas de reembolso estão sendo cumpridas e emite alertas para os responsáveis. 

E o responsável pode aprovar o reembolso em apenas alguns cliques também, além de obter contar com um dashboard e relatórios completos sobre as despesas. 

Solicite um contato no formulário abaixo e comece já o seu teste grátis no VExpenses!