Comparar dados de duas planilhas diferentes no Excel

Às vezes, você pode atualizar uma planilha do Excel e mais tarde descobrir uma outra planilha com o mesmo nome, e ficar em dúvida se ambas possuem as mesmas informações. Quando isso acontece, a única maneira de você descobrir se existem diferenças entre elas, é comparando às duas planilhas.

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Como comparar duas planilhas do Excel online:
PROCV 1000x mais rápido
PROCV VÁRIOS MAIS DE UM RESULTADO
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Embora você possa colocar às duas planilhas abertas lado a lado para comparar as linhas e colunas, isso não é muito prático quando você tem muitas informações nas planilhas. Neste tutorial vamos lhe mostrar como comparar planilhas do Excel de forma simples e rápida, usando uma ferramenta online.

Como comparar duas planilhas do Excel online:

1. Acesse o site do TextCompare

2. Clique no botão “Escolher arquivo” do lado esquerdo e adicione a primeira planilha e, em seguida, clique no botão “Escolher arquivo” do lado direito e adicione a segunda planilha que deseja comparar.

3. Uma vez feito isso, as planilhas adicionadas serão carregadas lado a lado na página. Para fazer a comparação das duas “planilhas do Excel”, basta você clicar no grande botão azul “Find Difference“.

4. Em seguida a ferramenta de comparação irá exibir as diferenças entre às duas planilhas. Os itens destacados em roxo foram atualizados na segunda planilha, na cor laranja os itens reordenados, em verde os itens adicionados no segundo arquivo e vermelho, os itens removidos da segunda planilha.

5. Abaixo da planilha, do lado esquerdo da página, você encontrará opções para exibir na planilha de comparação os dados que não foram modificados nas duas planilhas, mostrar o número das linhas e colunas, exibir o cabeçalho e ignorar letras maiúsculas e espaços em branco ao fazer a comparação.

6. Por último, você pode exportar a planilha com a comparação em diferentes formatos, como HTML, Excel, OpenDocument e CSV. Selecione um formato e clique no botão “Export” para salvar o arquivo.

A função Procv é uma das funções mais conhecidas do Excel que tem por finalidade realizar uma busca vertical de dados.

Uma situação bastante comum é a necessidade de comparar dados entre duas listas, se forem pequenas, até uns 2000 registros pode fazer com o PROCV, senão pode usar a tabela dinâmica que será muito mais eficiente: Conciliar dados no Excel.

Veja por exemplo as nossas listas acima.

Temos a lista de notas fiscais A e B, desejamos identificar as notas fiscais que não constam na lista B e também a diferença de valores se houver cada item.

Para isso foram inclusas duas colunas. A coluna Valor B que é referente ao valor da lista B quando localizado e a coluna Diferença que irá apresentar o valor da diferença ou se não foi localizada a nfe.

Para a fórmula da diferença usamos a função =SEERRO(PROCV(B9;$I:$J;2;0);0), onde temos o PROCV Exato e também a função SEERRO.

A função SEERRO (=SEERRO(valor; valor_se_erro) retorna um valor se encontrar um erro. No nosso caso passamos como parâmetro o valor 0.

Caso o PROCV não encontre o valor #N/D, que é o aviso do Excel de que o valor não está disponível, ou seja, não foi encontrado.

Então para evitar que seja retornado um erro, usamos a função SEERRO na fórmula e trazemos o valor 0.

Por último colocamos na coluna Diferença a fórmula: =SE(D9=0;”Não encontrado”;C9-D9).

Esta fórmula verifica se o valor na célula ao lado D9 é igual a 0 e se for retorna Não encontrado, senão retorna o cálculo C9-D9, o valor da diferença entre o valor da nota fiscal na lista A e na lista B.

PROCV 1000x mais rápido

Esta parte é uma referência ao artigo http://ambienteoffice.com.br/blog/melhorar-o-desempenho-do-procv/, então pode ver mais detalhes neste artigo. Aqui explicarei mais brevemente.

Quando utilizamos o PROCV para uma busca exata esta é feita um a um, considerando que os valores não estão classificados e que é necessário consultar cada item da lista até o encontrar.

Então, considerando uma lista com 5000 itens por exemplo, a função poderá fazer até 5000 buscas até encontrar. E isso é desastroso quando temos muitos itens para busca.

Por isso uma das formas de resolver este problema é utilizando a fórmula que irei explicar em seguida. Ela tem duas partes.

=SE(PROCV(D8;$B$8:$B$1048576;1;1)=D8;PROCV(D8;$B$8:$B$1048576;1;1))

A fórmula funciona da seguinte forma:

A função PROCV com o parâmetro de busca APROXIMADA é extremamente mais rápido, como explicado no artigo do site ambiente office.

ATENÇÃO: É OBRIGATÓRIO QUE OS DADOS DA CHAVE ESTEJAM CLASSIFICADOS DO MENOR PAR AO MAIOR

Por isso nós usamos a seguinte lógica:

Abrimos um SE e:

Se o valor da chave for localizado, for igual ao valor da chave: PROCV(D8;$B$8:$B$1048576;1;1)=D8
Então retornar a coluna que desejamos: PROCV(D8;$B$8:$B$1048576;1;1)

Veja que na nossa fórmula usamos duas vezes a função PROCV, isso deveria fazer com que a fórmula ficasse mais lenta, mas mesmo usando duas vezes a fórmula PROCV com o parâmetro aproximado é extremamente mais rápido comparar com este parâmetro do que com o Exato.

Na planilha para download neste artigo há um comparativo. Apague as fórmulas abaixo da linha 8 nas colunas BUSCA e BUSCA 1000, e depois copie e cole a fórmula na primeira coluna e veja o tempo, e depois compare com a segunda lista.

PROCV VÁRIOS MAIS DE UM RESULTADO

A função PROCV é muito útil para relacionarmos dados de planilhas, porém ele possui uma limitação, só traz a primeira correspondência que ele localiza na lista. Por isso a chave de busca deve ser sempre única. De que forma?

Siga o tutorial:

Primeiro você tem uma lista de valores de NFs com os seus respectivos produtos, e você quer saber quais são todos os produtos de cada nota fiscal. Note que as notas fiscais possuem mais do que um produto, ocorrendo o problema que queremos resolver.

Como falamos no início, o primeiro passo é criarmos uma chave única, para isso você pode usar a função =CONT.SE($C$1:C2;C2) que irá realizar a contagem de quantas vezes a Nota fiscal se repete do início da tabela até o a linha atual, criando desta forma um número sequencial.

Feito isso criamos na coluna A a chave concatenando estes dois campos e formando a chave. Para isso utiliza-se a fórmula: =C2&”-“&B2.

Agora vamos criar uma lista onde temos os dados que queremos procurar, para isso copie a coluna C e cole em G3 por exemplo.

Em seguida selecione os dados da coluna G e clique na guia Dados->Remover Duplicatas, assim teremos uma lista com as notas fiscais únicas da planilha.

Na célula G2 digite NF e nas células H1 á L1 digite 1,2,3,4,5, sendo que 5 é o nosso limite de procura, imaginando que teríamos apenas 5 produtos no máximo por nota fiscal por exemplo, você terá a planilha conforme abaixo:

Na célula H3 digite a fórmula: =SEERRO(PROCV($G3&”-“&H$2;$A:$D;4;0);””) e arraste para todas as células da planilha, esta fórmula faz uma busca na coluna A que possui a chave dos dados pela chave que é concatenada ($G3&”-“&H$2) exemplo: 26327-1, 26327-1, etc.

Abraço

Marcos Rieper