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ANTES DE COMEÇAR, SAIBA MAIS SOBRE O PREGÃO ELETRÔNICO! De posse da demanda de materiais de um setor/unidade da UFSC, o próximo passo para iniciar uma compra de material é definir se os itens a adquirir são materiais de consumo, materiais permanentes, ou materiais de consumo/expediente fornecidos pelo Almoxarifado Central.
Para saber como solicitar materiais ao Almoxarifado Central, clique aqui.
A tramitação inteiramente digital dos processos de compra por meio do sistema SOLAR permite transparência e agilidade, possibilitando que ele possa ser consultado por qualquer servidor que tenha perfil habilitado para acesso ao SPA/SOLAR.
Revisão de termos importantes
Documentos necessáriosTodos os pedidos de aquisição por licitação deverão conter, obrigatoriamente, todos os documentos relacionados abaixo:
Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo do Documento de Formalização da Demanda, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.
Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo de Relatório de Pesquisa de Preços, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento. Verifique os procedimentos acerca da pesquisa de preços, bem como as informações pertinentes que devem constar no Relatório.
Além das instruções exaradas pelo então Ministério do Planejamento, atual Ministério da Economia (conforme Portaria 14/2019/Ministério da Economia), bem como determinações do Tribunal de Contas da União (TCU), Controladoria-Geral da União (CGU), Procuradoria Federal e demais órgãos de controle e apoio jurídico, a UFSC ocupou-se, de igual maneira, em definir alguns parâmetros ou práticas próprias com a finalidade de conferir mais solidez aos documentos do procedimento de compra e segurança aos agentes públicos envolvidos nas diversas etapas pelas quais tramita tal processo.
Solicitações digitais com Lista de Verificação desatualizada serão recusadas e devolvidas para ajuste. Catálogo de materiais(Clique para acessar a seção) Fluxo prévio para licitações SRP(Clique para acessar a seção) Informações sobre orçamentos(Clique para acessar a seção) Pesquisa de preços(Clique para acessar a seção) Documentos passíveis de exigência aos fornecedores em cada etapa da licitaçãoO processo licitatório se divide em várias etapas, dentre elas as fases de aceitação, de habilitação e de execução. Cada uma dessas etapas possui suas próprias características, nas quais relacionam-se documentos e exigências distintos, que podem ser solicitados aos fornecedores conforme o caso e necessidade. Em todos o casos, é necessário motivar e justificar tais exigências. Para melhor entender cada uma dessas fases, observe o quadro a seguir:
É muito importante que seja avaliada a pertinência da exigência dos documentos ou obrigações. Cada exigência traz um impacto à etapa envolvida, um tempo a mais que será necessário para analisar a documentação, podendo atrasar o processo como um todo ou o procedimento de recebimento. Reflita: essa exigência realmente garantirá a qualidade do material? Não pode simplesmente constar na própria especificação? Sendo realmente necessária, resolve ser exigida no momento da aceitação ou habilitação (durante o pregão), ou não é mais pertinente que seja exigida durante a execução contratual, conforme as aquisições são realizadas? Ex.: define-se que é necessário exigir a licença do caminhão frigorífico que transportará alimentos perecíveis. Esta licença possui validade e é específica para um determinado veículo e, se for exigida no momento do pregão, além de ser irrazoável, não haverá a necessária fiscalização durante as entregas. Assim, nada impede que seja apresentada a licença durante o pregão e sejam utilizados outros veículos não licenciados para as entregas, durante a execução. Neste caso, o correto seria exigir esta licença como obrigação da contratada (etapa de execução contratual), de forma que o fornecedor terá o compromisso de manter os veículos utilizados para o transporte devidamente licenciados durante a vigência do contrato. Pedido de compra: Sete Passos(Clique para acessar a seção) Ajustes nos pedidos e processos(Clique para acessar a seção) Termo de ReferênciaDefinição
Finalidades do Termo de Referência
Procedimentos
Observações importantes
Equipe de ApoioA equipe de apoio é um grupo de pessoas detentoras de conhecimento técnico sobre o objeto licitado, à qual cabe, dentre outras atribuições, auxiliar o pregoeiro em todas as fases do processo licitatório. Essa equipe tem papel fundamental de análise e sugestão, visando à aquisição de materiais de qualidade. Entretanto, cabe lembrar que ela não possui atribuições que importem em julgamento ou deliberação, sendo tais atos de responsabilidade exclusiva do pregoeiro. Nada impede, porém, que a seus membros se impute a responsabilidade de realizar o exame de propostas quanto aos aspectos formais, sugerindo a classificação ou a desclassificação, realizando a análise dos documentos à luz do que preceituar o edital e emitindo parecer destinado a subsidiar a decisão a ser adotada pelo pregoeiro. Conforme a Lei nº 10.520, de 17 de julho de 2002, art. 3, IV, a autoridade competente designará, dentre os servidores do órgão ou entidade promotora da licitação, o pregoeiro e respectiva equipe de apoio, cuja atribuição inclui:
• Ainda, cita-se o item 8 do OF C 11/DCOM/PROAD/2019, in verbis: "[...] caso seja necessário o ajuste fora destas regras, o item em questão será excluído do processo de modo a não prejudicar o andamento do processo como um todo e, por consequência, as necessidades de todas as Unidades Universitárias e Administrativas cujas demandas estiverem ali incluídas, além dos demais processos que teriam os seus fluxos prejudicados". • Cada membro, considerando o titular e o suplente deve responder com sua “ciência”, conforme modelo enviado por e-mail. Ir para o topo da páginaAgrupamento de itens em lotes
A adoção do critério de julgamento de menor preço por lote somente deve ser adotado quando for demonstrada inviabilidade de promover a adjudicação por item e evidenciadas fortes razões que demonstrem ser esse o critério que conduzirá a contratações economicamente mais vantajosas.
Solicitação de amostra
OBS: O prazo máximo de avaliação será de 5 dias úteis. Nesse sentido, é importante se programar para não ultrapassar os prazos estipulados para a inserção das demandas nas listas abertas e fechadas da etapa de compras correspondente. Itens fracassados ou desertosEventualmente, alguns itens que são conduzidos por licitação podem ter seu resultado fracassado (sem vencedor definido por problemas na aceitação) ou deserto (sem recebimento de proposta). Nestas situações, os itens poderão ser reconduzidos em novo processo licitatório, adesão ou até mesmo via dispensa de licitação, com ressalvas. Em relação aos itens fracassados, é importante verificar o motivo de ter fracassado. É sempre válido analisar a especificação e detalhamento do item para saber se está sendo solicitado algo que não está de acordo com o que é oferecido no mercado ou mesmo se os orçamentos informados dizem respeito à especificação utilizada para o item. Se o problema estiver no item, não cabe encaminhar outro processo licitatório sem a realização prévia dos ajustes no item e na pesquisa de preços, uma vez que a chance deste item fracassar novamente é alta. Um novo processo licitatório para a recondução de itens fracassados deverá ser reencaminhado dentro do prazo de 30 dias após a homologação do resultado do pregão anterior. Contudo, a CAPL/DCOM deve ser consultada previamente, uma vez que alguns pontos (como o valor total dos itens a serem reconduzidos) deverá ser levado em consideração antes da autuação de um novo processo licitatório. Ademais, este novo processo licitatório não poderá incluir novos itens. Se o item continuar sendo fracassado em outros processos, mesmo depois de ter sido revisado, a orientação é tentar adquirir o item por meio de adesão. Se não for possível a adesão, aí sim o item poderá ser adquirido por dispensa, desde que haja a justificativa comprovada de que houve a tentativa de aquisição por licitação e não houve êxito, informando no Documento de Formalização de Demanda os números dos Pregões que foram fracassados. A revisão dos detalhes dos itens no caso de licitação deserta também são importantes. É comum que problemas nas pesquisas de preços acabem frustrando o recebimento de propostas de um determinado item, uma vez que não se pode estabelecer um preço limite adequado, sendo considerado inexequível pelas empresas concorrentes. Além disso, problemas nas especificações do item podem fazer com que o mercado não possa atender ao solicitado no Edital. Os itens sem recebimento de proposta também podem ser reconduzidos, nos mesmos moldes dos itens fracassados. Entretanto, caso o item, por três vezes em licitações anteriores, ainda permaneça com resultado “deserto”, poderá ser motivada uma dispensa de licitação, com base no artigo 24, inciso V. Entretanto, para justificar a compra, além da necessidade da aquisição, é obrigatório comprovar no processo as três tentativas anteriores de licitar o item e os três resultados desertos. Do mesmo modo, a CAPL/DCOM precisará ser consultada anteriormente. Ir para o topo da páginaINSTRUÇÃO DO PROCESSO DE DISPENSA E INEXIGIBILIDADE DE LICITAÇÃO
ANTES DE COMEÇAR, SAIBA MAIS SOBRE AS DISPENSAS E INEXIGIBILIDADES! O primeiro passo é identificar que tipo de aquisição se pretende realizar. Como vimos no tópico sobre Dispensa e Inexigibilidade de Licitação, esta modalidade de compra serve apenas para algumas situações excepcionais, ou seja, não pode ser encarada como a primeira via de aquisição na maioria dos casos.
Confira também o Guia Rápido sobre Dispensa e Inexigibilidade de licitação . Fluxo dos processos de dispensa e inexigibilidadeDe modo geral, as dispensas e inexigibilidades podem seguir dois tipos de fluxo. Quando a aquisição é abaixo do valor de R$ 17.600,00 (conforme visto aqui), o fluxo é desta forma:
O que preciso ter antes de instruir o processo?De posse da demanda de materiais do seu setor, o próximo passo para iniciar uma compra do material é definir alguns pontos importantes: Documentos necessáriosTodos os pedidos de aquisição por licitação deverão conter, obrigatoriamente, todos os documentos relacionados abaixo:
Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo do Documento de Formalização da Demanda, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.
Está disponível no site do DCOM em Formulários e Checklists o Modelo de Relatório de Pesquisa de Preços, que serve como guia para as informações essenciais e obrigatória na composição do documento.
ATENÇÃO: A fim de dar maior solidez e segurança às pesquisas de preço junto aos fornecedores nos processos de dispensa e inexigibilidade, é necessário que seja realizada uma busca no Painel de Preços para comparação com os preços praticados em outros órgãos. Este relatório deve ser anexado às peças do pedido. Verifique as informações pertinentes sobre a pesquisa de preços, bem como que informações devem constar no Relatório.
Além das instruções exaradas pelo então Ministério do Planejamento, atual Ministério da Economia (conforme Portaria 14/2019/Ministério da Economia), bem como determinações do Tribunal de Contas da União (TCU), Controladoria-Geral da União (CGU), Procuradoria Federal e demais órgãos de controle e apoio jurídico, a UFSC ocupou-se, de igual maneira, em definir alguns parâmetros ou práticas próprias com a finalidade de conferir mais solidez aos documentos do procedimento de compra e segurança aos agentes públicos envolvidos nas diversas etapas pelas quais tramita tal processo.
Em atendimento à legislação, será necessário buscar algumas certidões para os fornecedores que apresentarem as melhores propostas dos itens:
Veja como obter as certidões negativas aqui.
Solicitações digitais com Lista de Verificação desatualizada serão recusadas e devolvidas para ajuste. Documentos adicionais para dispensa para Projeto de PesquisaQuando a aquisição servirá para atender diretamente a demanda de um projeto de pesquisa, é necessário que haja no pedido:
Documentos adicionais para inexigibilidadeNo caso de inexigibilidade, há a necessidade de alguns documentos adicionais, que comprovem a exclusividade do fornecimento:
Solicita-se também que o servidor responsável pela pesquisa dos preços verifique a exclusividade por algum dos meios abaixo:
Para comprovar que o preço orçado pelo fornecedor exclusivo corresponde ao praticado no mercado, é necessário também obter junto ao fornecedor três notas fiscais emitidas pelo mesmo fornecedor nos últimos 180 dias, da venda do mesmo material para outras pessoas físicas ou jurídicas. Informações sobre orçamentos(Clique para acessar a seção) Criação do pedido de compraPara a criação de um pedido de compra, você deve seguir estes passos. Finalizada esta etapa, o pedido é enviado ao DCOM para autuação em processo a análise.
ATENÇÃO! Em muitos casos é necessário que haja a aprovação do pedido de compra pela chefia imediata ou ordenador de despesas do setor. Neste caso, clicando em enviar, o pedido não será encaminhado automaticamente a DCOM e sim para a aprovação interna no setor. Certifique-se de que o seu pedido foi encaminhado para aprovação para garantir que, posteriormente, ele tramite adequadamente ao DCOM. Orientações gerais para pedidos por dispensa ou inexigibilidade de licitação
Os materiais a serem incluídos no processo devem estar catalogados antes do seu encaminhamento. Poderão ser utilizados catálogos existentes contendo complemento no campo "detalhamento" do sistema, desde que não haja divergência entre o complemento e a especificação existente Os pedidos que forem enviados com orçamentos anexos sem as informações acima descritas poderão ser devolvidos para correção por conta do requerente, com fins de assegurar a lisura e o bom andamento do processo. O prazo para retorno da documentação corrigida é de cinco dias úteis a contar do envio (e não do recebimento por parte do requerente), salvo disposto em contrário no despacho, sob pena de que o pedido perca a posição de precedência frente ao processamento dos demais na “fila de trabalho”. Ir para o topo da página
Clique aqui para saber como acompanhar um processo de compras. INSTRUÇÃO DO PROCESSO DE ADESÃO A ARP
Verificando a existência de ata vigente na UFSC
Escolhendo a adesão como modalidade de compra
Documentos para instrução do pedido de adesão
Instruindo o processo de pedido de adesão
Observações importantes
Legislação
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